Die zehn ultimativen Posteingangs-Tipps (und ein Bonus-Tipp)
Jetzt kommt wieder die “staade Zeit”, wie es hier im tiefen Süden heißt. Wobei für viele von uns die Hektik in den letzten Wochen des Jahres eher noch zunimmt. Daher als kleine Hilfe neben dem stimmungsvollen Bildchen unten die ultimative Liste mit “Wie überstehe ich die Jahresend-Mailwelle?” – Tipps. Diese folgenden Tipps habe ich über die letzten Jahre im Gespräch mit Kunden, Kollegen oder im Netz gefunden. Bestimmt ist auch für Sie ein Ansatz dabei. Auf geht’s, entrümpeln Sie Ihre Mailbox!
- “Quadranten”: öffnen Sie Ihren Posteingang und bearbeiten Sie nacheinander die älteste, die jüngste, die kleinste und die größte Nachricht. Hören Sie nicht auf, bis Sie nicht alle entweder gelöscht, an jemanden delegiert oder beantwortet haben.
- “Racetrack”: Stellen Sie sich eine Stoppuhr auf zehn Minuten. Dann löschen bzw. archivieren Sie in dieser Zeit so viele Nachrichten, wie Sie schaffen. Weg mit dem Zeug! Was Ihnen beim Berühren der Löschtaste bzw. dem Verschieben in den “Altablage”-Ordner keine Gänsehaut über den Rücken jagt, kommt da rein. Versuchen Sie das einmal pro Woche und jagen Sie Ihren eigenen Rundenrekord.
- “Der Nächste, bitte”: Sortieren Sie Ihren Posteingang nach Absendern und dann so, dass die älteste Nachricht pro Abender zuerst aufgelistet wird. Bearbeiten Sie von jedem Absender eine Nachricht und erledigen Sie diese. Hören Sie nicht auf, bis nicht diese eine Nachricht von jedem Absender im Eingang entweder abgelegt, delegiert oder beantwortet ist.
- “Flaschenhals”: Suchen Sie sich jeweils die Nachricht aus dem Posteingang, die Sie am meisten nervt, die bereits am häufigsten gelesen und wieder zurückgestellt wurde und machen Sie nichts anderes, bis Sie diese beiden Nachrichten erledigt haben.
- “Problem anderer Leute-Feld”: sortieren Sie die aufsteigend nach Größe. Gehen Sie anschließend durch den Posteingang und delegieren Sie ohne Gnade und Barmherzigkeit die Nachrichten, die Sie delegieren können. Wenn es jemand anders bearbeiten kann oder gar soll, was macht die Nachricht dann immer noch in Ihrem Posteingang?
- “Pareto”: 20 Prozent Ihrer Nachrichten im Posteingang sind verantwortlich für 80 Prozent Ihres Erfolgs bzw. Ihrer Produktivität. Markieren Sie diese und arbeiten Sie diese bis zum Ende der Woche ab. Ignorieren Sie alle anderen Nachrichten. Am Freitag löschen Sie alle dieser Nachrichten, für die noch keine Nachfrage eingetroffen ist.
- “I’ll be back”: Sortieren Sie Ihren Posteingang nach Datum, die neuesten zuerst. Nehmen Sie dann die ältere Hälfte. Falls Sie die Nachricht nicht gleich löschen können, beantworten Sie alle mit einem Hinweis, dass Sie derzeit keine Zeit haben, innerhalb von einer Woche auf diese Nachricht zu antworten. Alle Nachrichten, zu denen keine Nachfrage kommt, werden am Ende der nächsten Woche abgelegt oder delegiert.
- “Monetarisierung”: Suchen Sie die fünf Nachrichten aus dem Posteingang, die für Sie bzw. Ihre Firma die größten wirtschaftlichen Auswirkungen haben. Bearbeiten Sie diese sofort. Solange, bis die Nachricht entweder delegiert oder abgelegt oder beantwortet wurde.
- “Magenknurren”: Wir arbeiten schneller und denken besser, wenn wir hungrig sind. Eine halbe Stunde vor der Mittagspause suchen Sie die zehn neuesten Nachrichten und arbeiten diese ab. Mittagspause gibt es dann, wenn Sie diese zehn Nachrichten erledigt haben.
- “I’m sorry, Dave”: Suchen Sie alle Nachrichten in Ihrem Posteingang, die Sie ehrlich mit einem “Sorry, aber Ich kann Ihnen nicht wirklich weiterhelfen” beantworten können. Tun Sie’s! Schreiben Sie eine Antwort mit genau diesem Inhalt und dann delegieren Sie die Nachricht an jemand, der es kann oder löschen die Nachricht.
Als kleines Adventsgeschenk noch der Bonus-Tipp: zählen Sie die Nachrichten in Ihrem Posteingang und berechnen Sie die “5%-Hürde”. Erledigen Sie nun jeden Tag von jetzt bis zum 23. Dezember diese Anzahl von Nachrichten in Ihrem Posteingang. Seien Sie konsequent und halten Sie durch. Vor den Feiertagen haben Sie dann mit etwas Glück einen leeren Posteingang! Aktueller Stand beim Autor: 12 Nachrichten.
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